Declararea decesului se face în termen de 3 zile de la data încetării din viaţă a persoanei. În acest termen se cuprind atât ziua în care s-a produs decesul, cât şi ziua în care se face declaraţia. Când decesul se datorează unei sinucideri, unui accident sau altor cauze violente, precum şi în cazul găsirii unui cadavru, declararea se face în termen de 48 de ore, socotit din momentul decesului sau al găsirii cadavrului. În cazurile prevăzute la alin. (2), pentru întocmirea actului de deces este necesară şi dovada eliberată de poliţie sau de parchet, din care să rezulte că una dintre aceste autorităţi a fost sesizată despre deces. În cazul în care decesul nu a fost declarat în termenul prevăzut la alin. (1) sau, după caz, la alin. (2), întocmirea actului de deces se face cu aprobarea parchetului.

Certificatul medical constatator al decesului, în care se consemnează cauza decesului, se întocmeşte şi se semnează de către medic sau, în lipsa acestuia. de către un cadru mediu sanitar care a făcut constatarea. Dacă decesul s-a produs pe o navă sau pe o aeronavă şi nu există medic la bord, constatarea decesului se va face în primul port sau aeroport de escală, de către un medic. În situaţia când durata călătoriei navei până la primul port de escală este mai mare de 24 de ore, constatarea decesului se face de către comandant, împreună cu consiliul de bord, şi se consemnează în jurnalul de bord. În caz de moarte violentă, comandantul navei va efectua cercetări, potrivit legii.

Documentul cu care se face dovada identităţii persoanei decedate şi documentele de evidenţă militară ale acesteia, după caz, se reţin de către ofiţerul de stare civilă şi se înaintează serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, respectiv centru militar zonal/judeţean/de sector, pe raza căreia/căruia persoana decedată a avut ultimul domiciliu, în termen de 10 zile de la data înregistrării decesului. În cazul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale României, documentul cu care se face dovada identităţii persoanei decedate se transmite cu primul curier diplomatic, organizat de la data înregistrării decesului. În cazurile în care declarantul nu poate prezenta documentul prevăzut la alin. (1) şi (2), precizează în scris motivul neprezentării acestuia şi datele de stare civilă ale decedatului. Declaraţia se înaintează autorităţii prevăzute la alin. (1). Structura de stare civilă din cadrul serviciului public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază se afla ultimul domiciliu al defunctului are obligaţia de a comunica, în scris, camerei notarilor publici în a cărei rază administrativă se află lista actualizată a actelor de deces întocmite. Lista se transmite lunar şi va cuprinde în mod obligatoriu numele, prenumele şi ultimul domiciliu al defunctului. Misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României acreditate în străinătate comunică lista prevăzută la alin. (4) Ministerului Afacerilor Externe, care o transmite Camerei Notarilor Publici Bucureşti.

Întocmirea actului de deces privind un cadavru găsit se face la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau, după caz, de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază a fost găsit. Înregistrarea cadavrului neidentificat se va face pe baza documentelor prevăzute la art. 32 şi la art. 33 alin. (3), precum şi a procesului-verbal întocmit de medic, care va cuprinde vârsta, sexul, locul unde a fost găsit cadavrul, data şi cauza decesului. Datele privind identitatea cadavrului, stabilite ulterior de poliţie, se înscriu prin menţiune pe actul respectiv. Menţiunea se comunică serviciului public: comunitar local de evidenţă a persoanelor sau primăriei care are în păstrare actul de naştere şi, după caz, comandamentului militar.

Ofiţerul de stare civilă, după întocmirea actului de deces, eliberează declarantului o adeverinţă de înhumare sau de incinerare a cadavrului. Înhumarea sau incinerarea unui cetăţean român al cărui deces s-a produs şi s-a înregistrat în străinătate se face pe baza adeverinţei eliberate de serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau de ofiţerul de stare civilă din cadrul primăriei unităţii administrativ-teritoriale în a cărei rază urmează să se facă înhumarea ori incinerarea. Adeverinţa se întocmeşte pe baza certificatului de deces eliberat de autorităţile străine, precum şi a traducerii legalizate a acestuia. Când decesul cetăţeanului român s-a înregistrat la misiunea diplomatică a României, adeverinţa se întocmeşte pe baza certificatului de deces emis de misiunea diplomatică sau de oficiul consular de carieră. Adeverinţa prevăzută la alin. (1) şi (2) se eliberează într-un singur exemplar. În cazul în care declarantul decesului nu mai deţine adeverinţa de înhumare sau de incinerare, la solicitarea acestuia, autorităţile prevăzute la alin. (1) şi (2) îi eliberează un duplicat. Dacă decesul unui cetăţean român s-a produs pe o aeronavă aflată în afara teritoriului României sau pe o navă aflată în afara apelor teritoriale române, iar cadavrul este transportat în ţară, înhumarea sau incinerarea se face pe baza dovezii eliberate de comandantul navei sau al aeronavei, potrivit art. 7 alin. (6).